Home >

Projectmanager Digitalisering Documentaire Informatievoorziening, 24 u p/w

Locatie

Maastricht

Publish date

07-08-2019

Publish end date

23-08-2019

Naam organisatie

BlueTrail

Functie omschrijving

Opdrachtspecificaties
Referentienummer: BTIT27520
Omgeving: Maastricht
Startdatum: 1 september 2019
Einddatum: 1 maart 2020
Optie op verlenging: Ja, 4x 6 maanden
Aantal uur per week: 24
Intakegesprek: Dinsdag 27 augustus
Sluitingsdatum: Donderdag 22 augustus om 16.00 uur. Reacties na deze tijd zullen in principe niet worden meegenomen in het selectieproces.

BlueTrail is op zoek naar een Projectmanager Digitalisering Documentaire Informatievoorziening voor 24 uur per week.

Opdracht/functie omschrijving:
De organisatie wil de kwaliteit en efficiency van de dossiervormig en haar documentaire informatievoorziening verbeteren. Hiertoe is een toekomstperspectief en een hierop afgestemd plan van aanpak opgesteld en opgestart. Het project is er op gericht om de dossiers en archieven volledig en digitaal te hebben. Om dit te realiseren is niet alleen een nieuwe moderne ondersteunende informatievoorziening ingericht, maar is vooral geïnvesteerd in verantwoordelijkheden, houding en gedrag van medewerkers. Tevens zijn kaders rondom dossier- en archiefvorming aangescherpt en vastgesteld. Uitgangspunt is dat de documentaire informatievoorziening geïntegreerd wordt in de processen.
Het overall plan van aanpak, dat in 2014 is opgesteld en op meerdere jaren betrekking heeft bevat een plateauplanning, bestaande uit 3 plateaus:
  1. Plateau 1: werkdossiers op orde
    - De organisatie werkt met dossierproceseigenaren
    - Voor elk proces is er een dossier- en archiefplan
    - De lopende werkdossiers zijn op orde
  2. Plateau 2: Vernieuwd digitaal dossierproces
    - Er is een nieuw systeem voor documentaire informatievoorziening
    - Starten met post- en GS-besluitvormingsproces en aansluiting op PS
    - Digitale werkdossiers zijn leidend, nieuwe archieven alleen nog digitaal
    - Alle processen werken met werkdossiers in nieuw systeem
  3. Plateau 3: Flexibele en efficiënte werkprocessen
Stand van zaken
Inmiddels is het project beland in plateau 2 en wordt de werkwijze geïmplementeerd in de organisatie. De implementatie vindt gefaseerd plaats en is op het einde van het jaar afgerond. Ter voorbereiding van de implementatie zijn in een eerder stadium:
  • een procesarchitectuur opgesteld,
  • voor elk proces een dossierplan opgesteld,
  • zijn rollen en verantwoordelijkheden gedefinieerd, en
  • is een nieuwe werkwijze ingericht.

Het management en een deel van de organisatie is in het kader van het veranderproces meegenomen in deze nieuwe werkwijze.
Als onderdeel van plateau 2 heeft eind 2016/begin 2017 een aanbesteding plaatsgevonden van de aanschaf en inrichting van een nieuw systeem. Gekozen is voor een op sharepoint gebaseerde oplossing. Tot de start van de implementatie in mei van dit jaar heeft de inrichting van sharepoint in samenwerking met de leverancier plaatsgevonden. Dit is hand in hand gegaan met een (praktijk) pilot waarbij aan de hand van de ervaringen van de eindgebruikers werkwijze en inrichting continu zijn geëvalueerd en verbeterd. De optimalisatieslag van de applicatie, de verdere integratie met de vakapplicaties (plateau 3) en de verdere inrichting van de beheerorganisatie gaat ook nog door gedurende de implementatiefase die momenteel loopt. Dit betekent dat vanuit het project er nog steeds nauwe afstemming is met de leverancier(s) en dat er aanvullende sprints plaatsvinden voor de verdere optimalisatie van de functionaliteit.

Taken/werkzaamheden:
Ten behoeve van het project is een stuurgroep, onder voorzitterschap van de directeur die o.a. verantwoordelijk is voor bedrijfsvoering en ICT, ingesteld. De stuurgroep bestaat verder uit bij de eerste uitrol betrokken managers / projectleiders uit de organisatie. De directe uitvoering van het project is onder aansturing van de projectmanager belegd bij het kernteam. De projectmanager rapporteert aan de stuurgroep, directie en bestuur over de uitvoering van het project. De directe aansturing van de projectmanager vindt plaats door de clustermanager Organisatie en Informatie, tevens lid van de stuurgroep en eigenaar van de (deels) geïmplementeerde oplossing.
Het contract van de huidige projectmanager loopt af. Gezien de specifieke kennis op het gebied van o.a. projectmanagement, verandermanagement en digitalisering, wil de organisatie deze expertise inhuren.

Primaire opdracht van de projectmanager is de afronding van de organisatiebrede implementatie van de werkwijze en het systeem. Dit op basis van de tot nog toe opgedane ervaringen en inzichten in het project en de uitgevoerde eerste implementatie. Tevens is de projectmanager samen met de systeemeigenaar verantwoordelijk voor de contacten met de leverancier.

Functie eisen

KNOCK-OUT:
  • Je beschikt over een afgeronde WO bedrijfskundige opleiding dan wel een andere afgeronde WO opleiding in combinatie met aantoonbare ruime bedrijfskundige ervaring.
  • Je hebt minimaal 3 jaar ervaring op het gebied van grootschalige verandertrajecten in relatie tot digitalisering en procesmatig werken, opgedaan in de afgelopen 5 jaar. Dit in grotere organisaties (>= 500 medewerkers), waarvan minimaal één overheidsorganisatie.
  • Je hebt in minimaal één project ervaring opgedaan met de implementatie van digitaliseringssystemen op basis van sharepoint of hiermee vergelijkbare systemen. Dit in een grotere overheidsorganisatie (>= 500 medewerkers).
Reacties van kandidaten die geen kennis van/ervaring met de gestelde eisen hebben, worden door de opdrachtgever terzijde gelegd.

Gunningscriteria:
  • Je hebt minimaal 1 (bij voorkeur meer dan 4) verandertrajecten in relatie tot digitalisering geleid in de afgelopen 5 jaar, waarbij je verantwoordelijk was voor het resultaat, voor de aansturing van het project en de projectmedewerkers en de verantwoording cq. rapportage aan de stuurgroep, directie en het bestuur. (weging 20%)
  • Je hebt minimaal 1 groot project met betrekking tot de invoering van een digitale werkwijze op basis van sharepoint of hiermee vergelijkbaar systeem en de daarbij horende veranderaspecten geleid in de afgelopen 5 jaar. Dit in een grotere overheidsorganisatie (>= 500 medewerkers). Daarbij hebt je met de volgende aspecten te maken gehad:
    - de inrichting van sharepoint of een daarmee vergelijkbaar systeem en de afstemming hierover met de leverancier
    - kaders en richtlijnen tbv van de digitale documentaire informatievoorziening
    - rollen en verantwoordelijkheden
    - procesarchitectuur
    - inrichting van (bestuurlijke) en provinciale processen
    - implementeren van veranderde werkwijze (weging 30%)
  • Je hebt een visie op de implementatie van de digitalisering van documentaire informatievoorzieningen en de daarbij horende werkwijze, die aansluit op het kader dat de opdrachtgever daarvoor heeft geschept. (weging 30%)
Competenties:
  • Realiseert betrokkenheid en draagvlak
  • Organiseert samenwerking en samenhang
  • Weet adequaat te reageren op weerstand
  • Beweegt makkelijk op alle niveaus in de organisatie
  • Heeft een goede antenne wat speelt in de organisatie
  • Durft grensverleggend te interveniëren in gedrag, procedures of processen omdat dit wezenlijk belangrijk is

Reageren

Reacties ontvangen wij graag voorzien van:

• Nederlandstalig cv in Word formaat waaruit de gevraagde kennis en ervaring zoals gesteld in de aanvraag duidelijk blijkt.
• Het cv dient voorzien te zijn van naam, geboortedatum en woonplaats.
• Een korte, aan de opdracht gerelateerde motivatie waaruit de gevraagde kennis en ervaring duidelijk blijkt.
• Als wij verder het selectieproces ingaan vragen wij altijd om een zeer specifieke motivatie te schrijven om de kans op succes zo groot mogelijk te maken.

Er kan alleen bij leveranciers met eigen personeel ingehuurd worden als deze in het bezit zijn van een geldige G-Rekening of bereid zijn om een G-Rekening aan te vragen bij inzet van hun kandidaat via BlueTrail.

Bekijk

onze nieuwste vacatures
Maastricht Heeft Werk gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.